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2026 Supreme(Online)(CIC) 7125
CENTRAL INFORMATION COMMISSION
Sudha Rani Relangi, Information Commissioner
Suresh Bablani – Appellant
Versus
CPIO National Council for Promotion of Sindhi Language – Respondent
CIC/NCPSL/A/2025/101020
For the Appellants/Petitioners:
For the Respondents: Ms. Lalita, JAAO/ PIO
A public authority under the RTI Act, 2005 is not mandated to create, collect, or collate information that is not already held or available in its official records.
Headnote:(A) Right to Information Act, 2005 - Section 6 - Public authority - Information not available - Duty of CPIO - CPIO is only obligated to provide information held in records and is under no obligation to create or collect information not available with it. (Paras 11, 12)
Facts of the case:
An RTI applicant sought details regarding council committees, honorarium bills, status of book publications, and internal office notes. The CPIO provided a reply and offered an inspection of records. Dissatisfied with the points regarding expert committee payment details, internal office notes, and minutes of meetings, the appellant filed a second appeal.
Findings of Court:
The Commission observed that the respondent had provided a point-wise reply and a subsequent revised response. The CPIO is not obligated to create, collect, or collate information that is not maintained in records. No infirmity was found in the responses provided.
Issues: Whether the CPIO is mandated to provide information not available in the official records or create record and whether the information furnished was adequate.
Ratio Decidendi: Information held by a public authority is limited to what is available in existing records; an applicant cannot compel the public authority to create information that does not exist.
Result: Appeal disposed of.
| Table of Content |
|---|
| 1. overview of rti application, departmental responses, and the hearing proceedings. (Para 1 , 2 , 3 , 4 , 5 , 6 , 7) |
| 2. public authorities are not obligated to create or collect information not held in existing records. (Para 8 , 9 , 10 , 11 , 12) |
Relevant facts emerging from appeal:
RTI application filed on : 16.08.2024
CPIO replied on : 25.09.2024
First appeal filed on : 08.10.2024
First Appellate Authority’s order : 06.11.2024
2nd Appeal dated : 02.01.2025
Information sought:
1. The Appellant filed an RTI application dated 16.08.2024 seeking the following information:
1. परिषद् की ग्रांट एण्ड कमेटी / प्रकाशन हेतु वित्तीय सहायता कमेटी की दिनांक 15.06.2020 को आयोजित बैठक की अनुपालना रिपोर्ट (compliance report) की छाया प्रति ।
2. ग्रांट एण्ड ऐड / प्रकाशन हेतु वित्तीय सहायता समिति की बैठक दिनांक 15.06.2020 में बिन्दु सं. 04 पर स्वीकृत किए गए निम्नांकित पुस्तकों के प्रकाशन की स्थिति:
अ) महाराज दाहिर उर्फ सिंध पतन नाटक- स्व. उदयशंकर भट्ट । 1936 में प्रथम संस्करण प्रकाशित ।
ब) सडु पराडो सागयो किशनचंद बेवस शताब्दी ग्रंथ, देवनागरी में।
स) सिंधी पहाका ऐं मुहावरा कोष संपादक डा. मुरलीधर जेटले।
3. ग्रांट एण्ड ऐड / प्रकाशन हेतु वित्तीय सहायता समिति की बैठक दिनांक 15.06.2020 के बिन्दु सं. 05 में स्वीकृत पुस्तकों के प्रकाशन की वर्तमान स्थिति एवं प्रकाशन नहीं कराने के कारण ।
4. साहित्य सिंधू भाग 02 के प्रकाशन हेतु गठित संपादक मंडल के आदेश की प्रति एवं संपादक मंडल की बैठक के निर्णयों की प्रति ।
5. साहित्य सिंधू के भाग 02 में आजादी का अमृत महोत्सव के तहत प्राप्त आलेखों को सम्मिलित नहीं करने के लिए गए निर्णय की प्रति एवं कारण ।
6. वर्ष 2021 से वर्ष 2024 तक परिषद् की विभिन्न योजनाओं के लिए गठित विशेषज्ञ समितियों के सदस्यों की सूची एवं उन्हें भुगतान किए गए मानदेय के बिलों की प्रति ।
7. मेरे पत्र दिनांक 16.04.2021, 24.06.2021, 9.11.2021, 20.03.2023, 27.03.2023, 24.04. 2023 के निस्तारण हेतु कार्यवाही करने हेतु परिषद् में प्रस्तुत कार्यालय टिप्पणी (Office Note) की प्रति ।
8. पैरा 07 में अंकित पत्रों को प्रस्तुत करने हेतु जिम्मेदार कार्मिक का नाम व पद ।
9. वर्ष 2021 से 2024 तक आयोजित परिषद् की विभिन्न समितियों की बैठकों के कार्यवृत्त की प्रतियां (Minutes of meeting)”
2. The CPIO furnished a reply to the Appellant on 25.09.2024 stating as under:
“बिन्दु सं. 1 - परिषद् की प्रकाशन हेतु वित्तीय सहायता कमेटी की दिनांक 15.06.2020 को आयोजित बैठक की अनुपालना रिपोर्ट संलग्न है (-1)।
बिन्दु सं. 2 ग्रांट इन एड कमेटी में मंजूर की गई पुस्तकों (1. महाराज दाहिर उर्फ सिंध पतन, 2. सडु पराड़ो सागयो किशनचंद बेवस, 3. सिंधी पहाका ऐं मुहावरा कोष) के देवनागरी सिंधी वर्तनी में त्रुटियां पाई जाने के कारण पुस्तकों को प्रूफ रीडिंग की प्रक्रिया व सुधार के उपरांत प्रकाशित किया जाएगा।
बिन्दु सं. 3 ग्रांट इन एड कमेटी में मंजूर की गई 09 पुस्तकों में से एक पुस्तक "सिंधी नाटक तन्कीद" प्रकाशित हो गई है। शेष 08 पुस्तकों में देवनागरी सिंधी वर्तनी में त्रुटियां पाई जाने के कारण उन पुस्तकों की प्रूफ रीडिंग व सुधार किया का कार्य चल रहा है।
बिन्दु सं. 4 काउंसिल के सदस्यों का कार्यकाल जुलाई 2021 में समाप्त हो गया था। साहित्य सिंधू के संपादक मंडल का कार्यकाल भी स्वतः समाप्त हो गया था।
बिन्दु सं. 5- प्राप्त आलेखों को साहित्य सिंधू भाग-3 "आज़ादी का अमृत महोत्सव" विशेषांक, में सम्मिलित किया जा रहा है।
बिन्दु सं. 6 - वर्ष 2021-2024 गठित विशेषज्ञों के सदस्यों की सूची संलग्न है (F-2)। विशेषज्ञों को भुगतान परिषद् में मंजूर की गई रकम के अनुसार किया गया है ।
बिन्दु सं. 7 आपके पत्र जिनका उल्लेख किया गया है उनका उत्तर दिनांक 21.07.2023 को ईमेल द्वारा दिया जा चुका है।
बिन्दु सं. 8 परिषद् में पत्र व्यवहार एक कार्यालयी प्रक्रिया है जो संयुक्त रूप से संपन्न की जाती है। अतः व्यक्ति विशेष के नाम का उल्लेख नहीं किया जा सकता है।
बिन्दु सं. 9 वर्ष 2021 से 2024 तक समितियों की बैठकों की कार्यवृत्त की प्रतियों को आप कार्यालय में व्यक्तिगत रूप से अपने खर्च पर व प्रति घंटा उचित फीस भरने के बाद, परिषद् के लेखों 2023-24 के लेखा परीक्षा उपरांत व इनको राज्यसभा व लोकसभा के पटल पर प्रस्तुत होने के उपरांत ही कार्यालय में आप स्वयं उपस्थित हो कर निरीक्षण कर सकते है। कृपया आने से पूर्व सूचित करें।”
3. Aggrieved by the decision of the CPIO, the Appellant filed a First Appeal dated 08.10.2024. The FAA vide its orde
